Das plant der Gesetzgeber
Der Gesetzgeber plant die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025. Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B = Business to Business).
Das heißt, die Verpflichtung betrifft nicht Rechnungen, welche Sie an Ihre Patientinnen und Patienten stellen. Aber Ihre Lieferanten sind verpflichtet in Zukunft elektronische Rechnungen an Sie zu stellen. Es ist zwar eine Übergangszeit bis 2026 vorgesehen. Trotzdem wird Ihnen bereits ab 2025 ein Großteil Ihrer Eingangsrechnungen ausschließlich digital zugestellt werden.
Obwohl Sie selbst keine elektronischen Rechnungen an Ihre Patienten ausstellen müssen, sind Sie in Zukunft verpflichtet elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren.
Digitaler Belegaustausch mit dem Steuerbüro
Manche Steuerbüros bieten Ihnen bereits jetzt die Möglichkeit des digitalen Belegaustausches zwischen Ihrer Praxis und der Steuerkanzlei. Praxen, die DATEV Unternehmen Online einsetzen, werden es mit Einführung der elektronischen Rechnung noch einfacher haben, diese dem Steuerbüro zur Verfügung zu stellen. Denn das Einscannen von Papierrechnungen entfällt.
Praxen, welche diese Möglichkeit bislang noch nicht nutzen, sondern die Belege noch in Papierform an die Steuerkanzlei senden, empfehlen wir im Laufe des Jahres 2024 auf die digitale Zusammenarbeit umzustellen. Ihr Steuerberatung sollte Sie bei der Einrichtung und bei Fragen rund um dieses Thema unterstützen.
Die digitale Zusammenarbeit bietet folgende Vorteile für Sie:
- Belegübermittlung delegierbar
- erleichterter Zahlungsverkehr
- digitales Archiv
- Erleichterung der Kontrolle der Kontobewegungen
- monatliche Online-BWA mit zusätzlichen Informationen
Das mühselige Einsortieren von Belegen und Kontoauszügen in die Pendelordner, etwa am Wochenende, entfällt. Viele Praxen nutzen diese Möglichkeiten bereits.
Belege sofort direkt vom Handy weiterleiten
Wenn Sie Belege direkt mit dem Handy abfotografieren und ans Steuerbüro weiterleiten möchten, können Sie optional die App DATEV Upload mobil für Ihr Handy herunterladen. Auch hier gilt: Die Absicherung der Daten erfolgt über DATEV Smart Login – also mit höchster Sicherheit.
Wenn Sie Ihre Lieferanten dahingehend darauf hinweisen, dass alle Rechnungen für die Praxis per Mail an die speziell eingerichtete Mail-Adresse “rechnung@arztpraxisxy.de” senden, haben Sie gleich alles beieinander zum Überweisen und zur Übersendung an die Steuerkanzlei.
In DATEV Unternehmen online kann eine E-Mail-Adresse generiert werden, an die Sie die Rechnungsmails weiterleiten. Damit ist diese Rechnung ganz leicht in DATEV Unternehmen online hochgeladen.
Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang, neben Ihrem privaten Amazon-Konto einen weiteren Account für den Einkauf betrieblicher Dinge einzurichten. Zu den Praxis-Accounts können Ihre Verwaltungsmitarbeitenden Zugang haben. Außerdem gibt es keine Vermischung mehr zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben. So entfallen lästige Rückfragen.
Eine Umstellung erst im Jahr 2025 ist grundsätzlich möglich. Allerdings ist für die Einrichtung der digitalen Prozesse eine Einarbeitungszeit notwendig. Warten Sie daher bitte nicht bis zum letzten Tag mit der notwendigen Umstellung – auch weil die Kapazitäten der Steuerkanzleien hierfür begrenzt sind.
So können Sie vorgehen
Sie sollten die digitale Vorgehensweise als Rechnungsmanagement verstehen. Durch die digitale Texterkennung wird die automatische Bezahlung, die richtige Verbuchung und die zutreffende Ablage ermöglicht. Hierdurch ist die Suche nach alten Belegen spielend einfach, etwa wenn Sie eine Rechnung nochmal wegen eines Garantiefalls benötigen.
Wesentlich für die Optimierung ist, dass ein Rechnungsbeleg im Idealfall nur noch einmal bearbeitet wird. Selbst bei späteren Betriebsprüfungen entfallen Vorbereitungsarbeiten weitestgehend, da sämtliche Kontoauszüge elektronisch gespeichert sind und so dem Prüfer bequem zur Verfügung gestellt werden können.
Deshalb sollten Ihre Kontobewegungsdaten elektronisch direkt vom Steuerbüro bei Ihrer Bank abgefragt werden. Dann benötigen Sie keinerlei Papierkontoauszüge mehr.
