Im Praxis- und Qualitätsmanagement geht es primär darum, Prozesse zu implementieren, zu steuern und bei Bedarf weiterzuentwickeln oder zu verbessern. Dabei kann es sich um kleine wie auch um größere Themen handeln.
Bekannt dafür ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Für eine erfolgreiche Umsetzung sind jedoch bestimmte Voraussetzungen zu schaffen. Mit einem strukturierten Ideenmanagement, das die Mitarbeitenden mit ins Boot holt, kann das gut gelingen.
Tipps zur Umsetzung des betrieblichen Vorschlagswesens
Ein Teil des Ideenmanagements ist das betriebliche Vorschlagswesen (BVW). Oft entstehen Ideen in Teambesprechungen. Aber auch zwischendurch fallen dem einen oder anderen immer mal wieder Verbesserungsmaßnahmen ein. Um diese spontanen Geistesblitze, womöglich nutzvollen Gedanken, nicht zu vergessen, können verschiedene Möglichkeiten genutzt werden.
Entweder gibt es ein Whiteboard/Flipchart in der Praxis, auf dem die Ideen verschriftlicht und gesammelt werden können oder in der Praxis-EDV gibt es einen Ablageort der als “Themenspeicher” dient. Vielleicht steht auch eine Ideensammelbox, etwa für eine anonyme Abgabe, zur Verfügung. Egal, wie die Ideen gesammelt werden, das kreative Potenzial sollte systematisch erfasst werden, damit es nicht verloren geht.
Bei der strukturierten Teambesprechung sollte der Punkt “Ideen und Verbesserungsvorschläge” berücksichtigt werden. Die gesammelten Ideen sollten in der Besprechung hinsichtlich Priorität, Ausmaß, Relevanz und Umsetzbarkeit diskutiert werden. Fragen, die sich das Team darüber hinausstellen und beantworten sollte:
- Was müssen und wollen wir verbessern?
- Was sind die Kritikpunkte am bisherigen Prozess?
- Welche Vor- und Nachteile hat der neue Prozess?
- Was benötigen wir, um die Idee/die neue Maßnahme umzusetzen?
- Woran erkennen wir, dass der neue Prozess effektiv ist?
Weiterhin ist es wichtig, das Ergebnis eines Vorschlags so präzise wie möglich zu formulieren, damit er auch von allen verstanden wird. Insofern ist es sinnvoll, das Festgelegte niederzuschreiben, damit die neue Idee oder die geänderte Maßnahme auch eine Chance hat, umgesetzt zu werden und zu wirken.
Das gemeinsame Verständnis ist dabei von zentraler Bedeutung, es dürfen keine Fragen zur neuen Vorgehensweise offenbleiben. Manche Lösungswege benötigen vielleicht mehr Zeit, um entwickelt zu werden. Dies kann beispielsweise auch in Arbeitsgruppen erfolgen.
Innovative Praxiskultur schaffen
Die Umsetzung dieses partizipativen Optimierungssystems (POS) bietet viele Vorteile: So können grundsätzlich praxisinterne Abläufe effizienter gestaltet werden und daraus resultieren oft Zeitersparnisse. Aber auch Kosten können dauerhaft minimiert werden.
Durch die Einbindung der Mitarbeitenden wächst deren Zufriedenheit oder sie bleibt erhalten und durch die Kreativität der unterschiedlichen Personen entsteht eine innovative Praxiskultur. Mitarbeitende identifizieren sich stärker mit dem Arbeitsplatz, mit der Praxis, da sie aktiv an der Umsetzung gemeinsamer Ziele mitwirken.
Bestenfalls könnten bestehende, nicht akzeptierte Vorgehensweisen oder verkrustete Strukturen aufgelöst werden. Natürlich muss neuen Prozessen eine Zeit des Ausprobierens eingeräumt werden. Sollte sich die Idee als nicht umsetzbar erweisen, dann sollte neu gedacht und entschieden werden.
Motivation statt Frustration
Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen und damit das Ganze auch läuft, sollte die Praxisleitung regelmäßig die Mitarbeitenden ermutigen, Verbesserungsvorschläge anzubringen. Dabei ist ein wertschätzender und anerkennender Umgang mit den von Mitarbeitenden eingebrachten Ideen Voraussetzung. Jeder eingereichte Vorschlag sollte berücksichtigt werden.
Auch ist es wichtig, nicht gleich einen Vorschlag zu bewerten und vor allem nicht als schlecht einzustufen. Ansonsten wird jegliche Kreativität, jeglicher Mut bereits im Vorfeld genommen und es wird eher Frust erzeugt. Außerdem wird sich dann nichts ändern.
Ein weiterer Aspekt, der noch zu beachten ist, betrifft die Anzahl der Neuerungen: Hier sollte immer abgewogen werden, ab wann es sinnvoll ist, Änderungen zu initiieren. Denn zu viele Dinge gleichzeitig anzugehen, kann eine zu hohe Herausforderung darstellen und könnte ebenfalls in Frustration enden.
Fazit
- Vorschläge der Mitarbeitenden sind wertvoll
- Ideen sammeln durch betriebliches Vorschlagswesen
- Gemeinsam eine innovationsfördernde Praxiskultur schaffen
