Praxispersonal
Üblicherweise werden betriebliche Feiern als Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Praxisjubiläumsfeiern und auch bei Fortbildungen für das ganze Praxisteam veranstaltet.
Hier gilt: Alle Aufwendungen sind voll abzugsfähig. Allerdings sind diese Aufwendungen ggf. steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Steuerfrei bleiben die Aufwendungen, wenn der Freibetrag pro Betriebsveranstaltung und pro teilnehmendem Arbeitnehmendem 110 Euro zweimal jährlich nicht übersteigt.
Die Freibeträge gelten nur, wenn das ganze Personal eingeladen wurde. Als Kosten in diesem Sinne gelten sämtliche Aufwendungen, die mit einer Feier zusammenhängen, also die eigentlichen Bewirtungsaufwendungen für Essen und Getränke, aber auch Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel Raumkosten, Kosten für Unterhaltungsmusik oder andere Darbietungen.
Ebenso sind die Transportkosten einzubeziehen, wenn Sie etwa mit dem Bus zu einer solchen betrieblichen Feier an einen weiter entfernten Ort zusammen anreisen. Auch die beliebten Geschenkpäckchen, die bei einer solchen Feier an die Mitarbeitenden überreicht werden, zählen mit zu den Aufwendungen.
Der Freibetrag gilt pro teilnehmendem Arbeitnehmenden. Begleitpersonen werden dem jeweiligen Angestellten zugerechnet, erhalten also keinen eigenen Freibetrag. Falls die Gefahr droht, dass durch späte Absagen der Freibetrag im Durchschnitt überstiegen wird, sollte der “unpässliche” Arbeitnehmende dennoch zur Feier erscheinen, er muss ja nicht bis zum Ende bleiben, wenn er sich nicht wohl fühlt.
Übersteigen die Aufwendungen pro teilnehmendem Arbeitnehmenden den Freibetrag bleibt dieser dennoch steuerfrei, lediglich die übersteigenden Beträge sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Dem können Arbeitgebende aber begegnen, indem sie die übersteigenden Beträge einer pauschalen Lohnsteuer mit 25 Prozent unterwerfen, die sie selbst tragen. Dann bleiben die übersteigenden Beträge auch sozialversicherungsfrei. Diese Pauschalbesteuerung muss nach derzeitigem Rechtsstand bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres vorgenommen werden.
Bei mehr als zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr hat der Arbeitgebende ein Wahlrecht für welche Betriebsveranstaltungen er die Freibeträge in Anspruch nehmen will. Nicht ausgeschöpfte Freibeträge können leider nicht übertragen werden.
Geschäftsfreunde
Zu Geschäftsfreunden zählen beispielsweise Kollegen, Mitarbeitende der Steuerkanzlei oder der Bank. Wenn bei solchen Besprechungen einzelne Mitarbeitende Ihrer Praxis teilnehmen, gelten sie in diesem Sinne als Geschäftsfreund.
Bewirtungskosten sind mit siebzig Prozent des Aufwandes steuerlich abzugsfähig. Voraussetzung ist aber, dass die Aufwendungen insgesamt angemessen sind. Bei sehr hohen Aufwendungen kann es also zu Kürzungen auf angemessene Beträge kommen. Hier müssen aber schon außergewöhnlich hohe Aufwendungen vorliegen.
Ganz wichtig ist hier der “Bewirtungsbeleg”. Die Rechnung kann in Papierform oder elektronisch an Sie übermittelt werden und muss immer die folgenden Angaben enthalten:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum der Belegausstellung
- Leistungszeitpunkt bzw. Tag der Bewirtung:
- Während der Hinweis “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” die Anforderung erfüllt, werden handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel nicht anerkannt.
- Leistungsbeschreibung: Angabe zu Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Die Bewirtungsleistungen müssen einzeln ausgewiesen sein. Es muss zum Beispiel heißen: 2x Port. “Tagesgericht”, 2x 0,5 “Cola” Angaben wie “Speisen und Getränke” oder lediglich die Artikel-Nr. sind nicht ausreichend
- Rechnungsbetrag
- Bei Rechnungen aus elektronischem Aufzeichnungssystem: Absicherung durch technische Sicherheitseinrichtung
Bei Rechnungen, die 250 Euro übersteigen, sind folgende zusätzliche Angaben nötig:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name des Bewirtenden: Während der Bewirtungsbetrieb den Namen auf der Rechnung handschriftlich ergänzen kann, ist es nicht ausreichend, wenn der Bewirtende dies selbst macht.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistungserbringenden
- Umsatzsteuerausweis, soweit man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist
Auch Trinkgeld ist steuerlich abzugsfähig, es muss aber vom Empfangenden quittiert werden.
Zusätzlich müssen Sie zeitnah Angaben machen, wer an der Bewirtung teilgenommen hat. Bitte vergessen Sie nicht, sich selbst als Teilnehmenden einzutragen. Die Angaben können Sie auf einem Extrablatt oder auf der Rückseite des Bewirtungsbeleges machen.
Ebenso müssen Sie den Anlass für die Bewirtung angeben. Hieraus muss die betriebliche Veranlassung zu ersehen sein. Typische Anlässe sind etwa “Erfahrungsaustausch im Fachgebiet XY”, “Erfahrungsaustausch im Bereich der Abrechnung” usw. Merke: Die Angabe “Geschäftsessen” oder Ähnliches genügt den Anforderungen nicht.
Reihum-Bewirtung
An Fortbildungstagen kommt es häufig vor, dass mehrere Teilnehmende zusammen zum Essen gehen. Wenn jeder seine Rechnung selbst bezahlt, sind die Kosten steuerlich nicht abzugsfähig.
Wenn reihum bewirtet wird, also bei der ersten Veranstaltung bezahlt Teilnehmer A, bei der nächsten Teilnehmerin B usw., dann sind, wenn die obigen Voraussetzungen eingehalten werden, die Kosten für alle zu 70 Prozent nach und nach abzugsfähig.
Steuerersparnisse sichern
Verschenken Sie keine Steuerersparnisse, sondern beachten Sie die obigen Hinweise. Das ist zwar etwas lästig, wenn Sie aber bei einer Bewirtungsrechnung über zum Beispiel 400 Euro ca. 130 Euro Steuern sparen, rentiert sich das durchaus.
